Как да се организира документи в офиса - статии за архиви, управление на документи, водене на документацията -

Предишен ◈ Следващото

Създаване и архивиране на документи, вие постоянно се чудят как да ги подредите така, че по-късно търсенето на документа не отнема много време. компетентен класификация Тайната на успеха се крие в спазването на три принципите на организация, рационализацията и оптимизацията.







Първото нещо, което да се запомни: не бързайте да се направи революция. Хартия с течение на годините, натрупани в офис пространство, и сортиране на всички налични документи, може да отнеме много повече време, отколкото очаквате. Опитайте се да намерите на положителните моменти в процеса на работа и да си инсталация, която благодарение на възстановяване на реда в документа, вие сте сами и компанията спомага за повишаване на ефективността на труда.

Какво да правим с документи

Ако е установена платежни документи файл на вашата организация за текущата година, това е предимство, тъй като позволява на счетоводителя да онлайн, за да намерите правилните документи.

Класификация на платежни документи по дата, а не от бизнес партньори или клиенти, може да доведе до редица неприятни ситуации. Представете си, че компанията обжалва, или се обадете на клиента и, докато се опитвате да получите право документа, той нетърпеливо чака на линията. Ситуацията се влошава, ако нито вие, нито клиентът не мога да си спомня датата на необходимите сметките.







Много служители на фирми, по един или друг начин се сблъскват с хартия работа, възниква въпросът дали да се променят принципите за класификация, фундаментално необходими документи (ако има такива), или можете да следвате старата традиционната техника? Няма един отговор не съществува. Ако отговорността за сортиране на документи, които носите, отбий в режим, в който е по-лесно да се работи. В същото време, трябва да се предоставя систематичен каталог на документи с други служители.

За да се избегне претрупването на документи в офиса, има пет алтернативни начини за работа с документ:

  • унищожи документи, ако те нямат нужда;
  • пренасочване на документите на заинтересованите лица, за които са предназначени;
  • сортиране на документите, които няма да бъдат необходими в близко бъдеще, както и тези, които не са желателни за съхранение (например, ваучери);
  • организира документи, като имената на текущите проекти;
  • отлагане на хартията, която ще бъде използвана в близко бъдеще (например фактури).

Материали за съхранение на документи


След принцип класификация е било установено, че трябва да се изберат най-прости материали за съхранение на документи. Тя може да бъде:
  • Етикети (с цвят градация): те ще ви помогнат бързо да идентифицира типа на документа, кутия, кутия или папка, без да погледне вътре.
  • Тави. удобен за използване с настоящите книжа поради тяхната наличност по всяко време. Кутиите са идеални за съхранение на кореспонденция. Можете бързо да разпределят входящите съобщения на тези, които искате да се предаде, хем и др.
  • Box. вземете няколко парчета с различни цветове и за предпочитане от пропилей такива кутии най-лека и гъвкава.






Предишен ◈ Следващото